Spreiding

1. Betrokken en vertrouwen 

Tijdens het creatieproces zijn we graag nauw betrokken (dmv toonmomenten, check-in momenten, feedback over dingen die goed, maar evengoed moeilijk lopen, advies, …), afhankelijk van je noden. We bieden doorlopend ondersteuning en zijn aanwezig op pitches, festivals en netwerkmomenten, zowel nationaal als internationaal. Soms vergezellen we jou op tournee. Dit doen we niet alleen om te netwerken, maar ook om de sfeer op festivals te proeven en om de verschillende aspecten van de voorstelling, zoals opbouw en afbouw, mee te beleven. Op deze manier krijgen we een volledig beeld van wat we spreiden. Onze samenwerking, die over meerdere seizoenen loopt, evalueren we jaarlijks.

 2. Communicatie 

JE BURO zorgt voor de communicatie over de productie, vanaf het begin van de samenwerking, idealiter snel mogelijk dus. Dit omvat zowel online communicatie (via de website en nieuwsbrief), promotie op sociale media én in persoonlijke gesprekken. Hiermee starten we graag zo snel mogelijk, idealiter vanaf de start van onze samenwerking. Hiervoor hebben we voldoende communicatiemateriaal nodig. Je ontvangt van ons een template om het aanleveren hiervan te vergemakkelijken. Elk seizoen nemen we jouw productie op in de online verkoopsbrochure die steeds het jaar voordien in oktober verschijnt. Deze brochure wordt verspreid in drie talen. De Nederlandstalige versie is specifiek gericht op Belgische en Nederlandse speelplekken. De timing van Belgische en buitenlandse festival verloopt enigszins anders. Ook hier is het belangrijk dat we tijdig genoeg informatie ontvangen over je project, hoe vroeger we kunnen communiceren hoe beter. We begeleiden je ook in de communicatie met partners en in aanloop naar de première. Perswerking doen we niet. 

3. Touren en planning 

Touren gaat niet zonder een onmisbare planning. Vanaf oktober werken we specifiek aan data voor het daar volgende seizoen en mogelijks nog één of twee seizoenen verder, afhankelijk van de timing van de première en de verwachtingen. Speelperiodes worden vooraf vastgelegd en we maken een inschatting van een mogelijk tourschema. Zo weten we wat we kunnen verwachten de komende twee seizoenen. We werken met een efficiënt planningsysteem waarmee we je beschikbaarheden kunnen opvragen, een tournee kunnen vastleggen, en waarbij jij toegang hebt tot alle speel- en contactinformatie via zowel de website als de app op je telefoon. 

4. Onderhandeling, contractualisatie en logistiek 

We verzorgen de spreiding van de eerste interesse tot en met het ondertekende contract (waarvoor we sjablonen hebben). We bepalen samen fee, transportkost, accommodatie en maaltijden. Deze onderhandelen en sluiten wij dan af met de organisatie. Het contract wordt afgesloten tussen het gezelschap (jou) en de organisatie, waarbij wij als facilitator optreden. We geven de technische voorwaarden mee (en zullen bv. een binnenvoorstelling uiteraard niet boeken als straatvoorstelling), de logistieke, administratieve (auteursrecht, facturatie, verzekeringen, ...) en productionele taken liggen in handen van het gezelschap. Ook het communicatieluik wordt grotendeels door het gezelschap verder opgevolgd: JE wij leveren een gedetailleerde communicatiefiche aan de organisator (voor bv. de brochure/affiche/programmaboekje), specifieke uitdiepende vragen voor interviews en dergelijke en opvolgingen worden door het gezelschap zelf verder afgehandeld.